Pour faire authentifier un document public ou privé émis en France, comme un diplôme, auprès d’autorités étrangères qui n’ont pas signé de convention avec l’Etat français, il convient de procéder à sa légalisation. Cette procédure officielle répondant également au nom d’apostille fait office de certification et permet de faciliter les démarches pour lesquelles elle est parfois exigée. Le domaine de l’éducation ne déroge pas à la règle et de plus en plus de demandes d’apostille des diplômes sont formulées chaque année par les étudiants français souhaitant faire valoir leurs formations et leurs diplômes à l’étranger.
Découvrez avec BCdiploma à quoi sert précisément l’apostille ou la légalisation d’un diplôme et quelles sont les étapes de cette procédure de certification officielle.
Qu’est-ce que l’apostille d’un document ou acte public ?
A quoi sert l’apostille ou la légalisation de documents publics ?
Selon le ministère de la Justice, l’apostille désigne la procédure de légalisation simplifiée instaurée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Cette procédure qui revêt un caractère officiel s’applique à de nombreux pays qui ont adhéré à la convention susmentionnée. En cas de demande d’authentification auprès d’un pays non signataire, c’est la procédure de légalisation qui entre en vigueur.
Si l’apostille a pour rôle d’authentifier la signature et l’auteur du ou des documents concernés, elle ne sert en aucun cas à en vérifier le contenu. Une apostille est systématiquement matérialisée par un cachet qui est généralement apposé en bas de l’acte ou du certificat. La demande d’apostille ou la légalisation des documents est rarement exigée pour authentifier un diplôme. En revanche, selon la législation en vigueur, certains pays à l’instar de la Grèce en font la demande lors de la procédure de reconnaissance de diplôme. Les pays membres du réseau ENIC-NARIC signataires de la Convention de Lisbonne ne demandent généralement pas ce document. En dehors de ce réseau, l’apostille est généralement requise pour légaliser les documents liés à la formation d’un étudiant comme les diplômes ou les certifications. Néanmoins, il convient de rester vigilant. Si l’apostille est censée réduire considérablement l’émission de faux diplômes, la fraude des documents et des apostilles reste possible.
L’apostille ou la légalisation en cas de copie d’un document
La procédure de légalisation ou d’apostille de documents n’est pas la même qu’il s’agisse d’un acte original ou d’une copie. C’est le signataire et l’auteur du document qui font foi lors d’une demande d’apostille :
- Lorsque l’apostille se réfère à un document original, c’est la signature de celui qui a délivré l’original de l’acte qui est authentifiée ;
- Si l’apostille porte sur un document copié, c’est celui qui en a fait la copie qui sera authentifié.
Prenons l’exemple d’une demande d’apostille d’un diplôme portant la signature du président de l’université. L’apostille authentifiera sa signature. En revanche, en cas de copie du document, l’apostille portera sur la personne qui aura vérifié la conformité de la copie.
La demande d’apostille de documents traduits en langue française ou étrangère
Si vous devez formuler une demande d’apostille sur des actes ou documents officiels publics traduits, il convient de vous assurer que vous détenez la certification de la signature du traducteur qui a réalisé la traduction. C’est ce document qui permet de l’authentifier. L’apostille ou la légalisation portera dans ce cas sur le certificat d’identification.
Pour réaliser cette démarche de certification deux choix s’offrent à vous :
- vous rendre en mairie ;
- rencontrer un notaire.
Si la première solution est gratuite, pensez à vous renseigner en amont sur les frais que votre notaire prévoit d’appliquer. Si vous demandez des apostilles ou légalisations pour les deux actes, français et traduits, il est recommandé de réaliser les demandes en même temps pour éviter un retard ou un décalage dans l’émission des documents.
Comment obtenir l’apostille d’un diplôme ?
L’apostille de documents ou actes officiels jusqu’à 2023
Si les pays membres du réseau ENIC-NARIC ne demandent pas d’apostille ou de légalisation de documents pour la reconnaissance d’un diplôme, de nombreux étudiants étrangers continuent de la fournir d’office. En effet, selon la législation en vigueur dans leur pays d’origine, ce document peut parfois être source d’un refus d’admission s’il est manquant. La demande de légalisation ou d’apostille a parfois mauvaise presse, certains arguant qu’elle alourdit et complique les démarches pourtant simplifiées grâce à la Convention de Lisbonne. Les procédures d’apostille tendent vers une modernisation qui est à ce jour en pourparler.
Dans tous les cas, pour adresser votre demande d’apostille, il convient de vous rapprocher de l’autorité compétente. Formulez votre demande à la cour d’appel de l’ordre judiciaire et adressez-vous au service apostille dont dépend la personne qui a réalisé la signature du document. En cas de copie du ou des documents pour lesquels vous souhaitez une légalisation, dirigez-vous vers l’autorité qui a apposé une certification sur l’acte. Un formulaire peut être complété en ligne ou sur papier libre. En cas de demande écrite, veillez à joindre une enveloppe timbrée.
Légalisation d’un document de formation à partir de 2023
L’apostille d’un document établi en France pour une future démarche à l’étranger répondra à de nouvelles dispositions à compter de 2023. Le ministère de la Justice dans le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 modifie les modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille des documents et actes publics. À partir du 1er janvier 2023, les apostilles et légalisations seront établies par un notaire. Pour trouver le notaire le plus proche de votre lieu de résidence, adressez-vous à la Chambre départementale des notaires ou cliquez ici.
La solution BCdiploma pour l’apostille et la légalisation des diplômes
Dans le cadre des apostilles et des légalisations de documents publics comme les diplômes, la blockchain offre une alternative d’authentification très intéressante. La solution BCdiploma, infalsifiable et conforme aux normes de sécurisation des données personnelles, facilitera grandement les démarches de légalisation des signatures. En effet, les documents originaux y sont stockés, vérifiés et authentifiés et ainsi, facilement mobilisables. De même, avec la systématisation des demandes d’apostilles par voie de notaire dès 2023, la blockchain tend à être envisagée pour fluidifier les procédures à venir. Des démarches accélérées et simplifiées, obtenez votre certification en un clic avec BCdiploma !