Si vous êtes un organisme utilisant le module d’accrochage certificateurs de BCdiploma, cet article va vous intéresser !

En préambule, nous souhaitons rappeler que le système d’information dédié à l’accrochage certificateurs et au traitement des fichiers XML est récent et en pleine évolution. Comme vous, nous attendons qu’il se stabilise et qu’il permette d’automatiser les échanges. L’aide en ligne de BCdiploma sur l’accrochage certificateur est disponible pour vous accompagner.

Si vous êtes un organisme certificateur, vous pouvez être confrontés à des accusés de traitement comportant des notifications d’erreur.

Faisons le point ensemble sur l’erreur la plus courante : « Aucun titulaire ne correspond aux critères / obligatoires / enrichis du jour et du mois de naissance / de réconciliation ».

Est-ce que cela veut dire que mon fichier n’est pas techniquement conforme ?

Lorsque vous utilisez BCdiploma pour l’export de votre fichier XML, vous êtes assurés qu’il respecte les spécifications techniques requises. Cependant, après réception, un traitement secondaire est effectué pour associer les données transmises au numéro de sécurité sociale de chaque apprenant. C’est à l’issue de ce traitement que peuvent apparaître les erreurs mentionnées précédemment.

Ces retours d’erreur ne sont ni prévisibles ni traitables automatiquement, et les équipes de BCdiploma ne peuvent pas intervenir pour les corriger.

Comment retrouver les lignes “avec erreur” dans BCdiploma ?

Depuis votre plateforme BCdiploma, vous pouvez exporter l’historique de vos données au format Excel, auquel nous avons ajouté l’identifiant (IdTechnique) qui apparaît sur votre accusé de traitement. Ainsi, le cas échéant, vous pourrez préparer un nouvel import dans BCdiploma des lignes précédemment en erreur, afin d’exporter un nouveau fichier XML. 

Il est important de noter que les autres lignes n’ont pas besoin d’être renvoyées et ont été définitivement “accrochées”.

Quelles sont les conséquences d’une ligne “en erreur” ?

À ce jour, la seule conséquence connue est que, si l’apprenant consulte ses informations liées aux compétences, il se peut que sa certification ne soit pas affichée.

Concrètement, que faire après avoir fait le maximum de vérifications pour les lignes avec une erreur “Aucun titulaire ne correspond aux critères” ?

Nous vous recommandons de signaler la situation par email au support dédié, en précisant :

  • Le ou les accusés de traitement concernés ;
  • Une déclaration selon laquelle les données fournies ont été vérifiées et/ou ne peuvent pas être vérifiées plus avant, et que vous n’êtes donc pas en mesure de les déposer à nouveau.

Comment minimiser le nombre d’erreurs ?

Voici quelques conseils d’ordre général : 

  • Autant que faire se peut, compléter la donnée “commune de naissance” (champ “Code Postal” ou “Code Insee”) ;
  • Pour les étudiants étrangers, ne pas oublier de renseigner le “Code Pays Naissance” : il s’agit d’ajouter dans la colonne “Code Insee” le code du pays de naissance précédé du numéro 99. Vous trouverez la liste des codes INSEE des pays de naissance ici.

En conclusion, soyez assurés que nous appliquerons, dès leur publication, l’ensemble des recommandations officielles.